紙のノートを使っているアパレル関係者にすすめるEvernoteという神ITツール。

こんにちはKensuke Okamotoです。

いきなりですが、職場での共有のファイルや売り上げノート、書類など、まだ紙を使っているの??と疑問に思っている今日この頃でございます。

このITという便利なツールが世の中で溢れているのにもかかわらず、紙を使う未だに使うデメリットが多数あるからです。

紙を使うデメリットを列挙していくと

  • まず紙代がかかる
  • インク代もかかる
  • 無くす可能性がある
  • 一括管理しにくい
  • 一度に一人しか見れない(同時に皆が見れない)
  • 後から編集しにくい点
  • カテゴリー分けするのが面倒
  • 対象の書類を探すのに時間がかかる

が挙げられます。

そこで紙などの書類にわざわざ印刷したり、ノートなどのアナログツールに代わる神ツールがEvernote(登録はこちら)でございます。

本記事ではEvernoteの概要、無料版で使えるEvernoteの使用例などを紹介していきます。

本記事はこんな方におすすめです。

  • まだ紙のノートやファイルを使っているアパレル関係者
  • アパレルに限らず、紙のノートやファイルを使用している。
  • または紙のノートを使ってメモしていたり保管している個人

Evernoteとは。あらゆる情報を整理する第二の脳みそである。

引用:https://evernote.com/intl/jp/

まずEvernote(登録はこちら)はシンプルにいうとあらゆる情報を管理するツールです。

具体的にできることが

  • メモをかく
  • Todoリストをかく
  • Webページを保存
  • 音声を保存
  • 画像を保存
  • pdfやその他ファイルも保存
  • 大人数で共有できる
  • 画像に含まれる文字も検索できる

になります。

つまり今まで紙の書類やノートをインターネット上に一括保管できるのです。しかも仕事の同僚が全員観れるように共有できる。相当便利じゃないですか??この時点でもう使う理由しかないですが、具体的な使用や機能も説明していきたいと思います。

Evernoteの具体的な使い方を列挙

各カテゴリーのノートブックの作成

例えばアパレルのお店だったらこのようなファイルを自由に作れます。

この写真ではまだノートを入れてないのでノート数が0となっていますがこの中にノートを入れることができます。例えば仮に店舗ブログの欄にノートを入れてみましょう。

こちらが店舗ブログのノートブックの中身になります。

ノートブックを見てみるとしっかりノートが追加されています。

このように各ブログの情報を一括で管理できます。

次はノートの使い方を説明いたします。

ノートの使用例

ノートには文章はもちろん様々なファイルも保存できます。

このように今回のノートではgoogle driveの書類写真をノートに保存しております。

またこれら以外にも

  • PDFファイル
  • WEBページ
  • googleカレンダー
  • google連絡先
  • 音声

などほぼなんでもノートに保存することができます。

ノートブックなどをチームで共有

このノートブックなどをチームで共有、編集することができます。

  • ノート右上の「共有」アイコンをクリック
  • 権限レベルを「編集・招待が可能」「編集が可能」「閲覧が可能」から選択
  • 共有する相手を指定。メッセージを入力して(オプション)、「送信」ボタンをクリック

もちろんノートブックも共有できますし、ノートごとにも共有が可能。また共有を停止することもできるので安心して管理できます。

Evernoteの真骨頂、文字情報を全て検索できる

「キーワードだけは覚えているが、ファイル名を思い出せない」というときも一安心です。そもそも Evernote の検索機能を使えば、ファイル名や保存場所を正確に覚えておく必要がありません。内容を詳細まで覚えていなくとも、類推したキーワードで検索すればファイルを見つけ出すことができます。

引用:https://blog.evernote.com/jp/2018/02/08/58475

evernoteの真骨頂は特定のファイルや文字をすぐに検索できる点にあります。無料版では、検索機能を使えば、添付された画像内の文字や手書き文字まで検索可能にします。JPG・GIF・PNG ファイルを添付した場合、画像内の文字も検索の対象になる!これはめちゃくちゃ便利ですし、特定のファイルを探すときにすごく便利で時間短縮にもなり、生産性が向上すること間違いなしです。

Evernoteおすすめ使用例外部リンク集

おすすめの機能の使い方や使用例(Evernote日本語版ブログから引用)をまとめて見ました。

 

Evernote(登録はこちら

まとめ

いかがでしたか??

最後にEvernoteのメリットをまとめると

  • 紙代がかからない
  • インク代がかからない
  • 書類を探す手間が省け、生産性向上
  • 全ての情報を一括管理、整理できる
  • 文字情報のみならず画像の中の文字まで検索可能
  • チームで共有できる

いかがでしたでしょうか?めちゃくちゃ便利なのでぜひ導入して見てはいかがでしょうか?

Evernote(登録はこちら

またEvernote以外にも以前便利なTodo管理ツールの紹介の記事(アパレル人は業務効率化ツール、Trelloを使うべきだ。)も書いたので、こちらも合わせてチェックして見てください!

それでは!

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